Na podateľňu úradu dorazí verejné oznámenie s 15-dňovou lehotou na doručenie. Tajomníčka odišla v sobotu do Chorvátska, starosta je na chate v Krkonošiach, zástupkyňa starostu má choré dieťa.
Oznámenie sa musí dnes zverejniť na úradnej tabuli. Fyzicky aj elektronicky. Kto to urobí?
Táto scéna sa počas letných dovoleniek odohráva v tisícoch obcí po celej republike. Väčšinou to nakoniec niekto nejako zvládne. Problémom však zvyčajne nie je samotná tabuľa, ale procesy s ňou spojené. Vyvesí to asistentka, ktorá na to nemá oprávnenie. Dátum sa napíše nesprávne. Dokument skončí len na fyzickej tabuli a chýba elektronická verzia. Alebo sa k nemu po 14 dňoch nikto nedostane a nevyvesený dokument tam visí ďalej.
Dôsledky? V lepšom prípade obec dostane pokarhanie od kraja. V horšom prípade je zmluva neplatná, konanie sa opakuje, niekto sa odvolá. Najvyšší súd v rozsudku 30 Cdo 2373/2012 potvrdil, že nezverejnenie zámeru obce nakladať s nehnuteľným majetkom spôsobuje, že neskoršia zmluva je absolútne neplatná. To nie je žiadna maličkosť.
Zákon jednoducho nepozná leto. Úradná tabuľa musí byť prístupná 24/7, fyzicky aj elektronicky.
Dobrá správa: Päť jednoduchých krokov, ktoré urobíte pred obdobím dovoleniek.
Vymenujte, čo je „kritické do 24 hodín“
Mnoho dokumentov zvládne týždňové meškanie. Verejné oznámenia, opatrenia všeobecnej povahy, oznámenia o dražbách a oznámenia o zámeroch s majetkom však nie. Vytvorte si na úrade zoznam typov dokumentov, ktoré musia byť zverejnené v ten istý deň, keď dorazia. A vyvesite ho na nástenku v podateľni.
Majte zástupcu s plnými právami, nie len s heslom
Ak má dokumenty zverejňovať len tajomníčka a ostatní majú „prístup“ len v tom zmysle, že vedia, kde v zásuvke má heslo, máte problém. Počas dovolenky musia mať aspoň dvaja ďalší zamestnanci skutočnú rolu s oprávnením na zverejňovanie. Rolu, nie kombináciu prihlasovacích údajov.
Naplánujte všetko, čo sa dá naplánovať
Prezrite si kalendár na jún, júl a august a zapíšte si všetko, čo viete vopred. Vynahlasy súvisiace so sezónou, oznámenia o zasadnutí zastupiteľstva v septembri, plánované zámery. Naplánujte ich v systéme s konkrétnym dátumom zverejnenia aj stiahnutia. Ak máte plánovač, využite ho naplno. Čo je naplánované, zverejní sa samo. Čo je naplánované, stiahne sa samo.
Majte k dispozícii hotline pre dodávateľa EÚD
Čo sa stane, ak v piatok večer zhasne informačný panel? Ak váš dodávateľ reaguje „v pondelok ráno“, už ste o tri dni pozadu v plnení zákona. V spoločnosti DigiDay dohliadame na zariadenia 24/7, takže výpadok zaznamenáme skôr ako obec. Ak má váš súčasný dodávateľ iný režim, vyjasnite si to teraz, nie až keď príde vyhláška.
Týždenná kontrola „čo visí a čo spadlo“
Raz týždenne sa niekto musí pozrieť: visí to, čo má visieť? Bolo odstránené to, čo sa malo odstrániť? Je dátum odstránenia zaznamenaný v evidencii? Päť minút práce, ktoré ušetria tri mesiace dohadovania sa s krajským úradom alebo neplatnú zmluvu so susedom.
A pravda, ktorú výrobcovia EÚD neradi počujú
Outsourcing technológie nezbavuje obec zodpovednosti. Ani keď zverejní náš systém. Ani keď to zverejní váš správca webových stránok. Ak dokument nie je zverejnený, nie je zverejnený. A obec za to nesie zodpovednosť. Preto v DigiDay nespoliehame len na techniku, ale aj na procesy, ktoré ju obklopujú. Bez toho nepomôže ani tá najlepšia doska.
A tieto praktické veci si naši obchodní zástupcovia nenechávajú pre seba. Keď prídu za starostom, nehovoria len o paneli a softvéri. Technika je polovica riešenia. Druhá polovica sú ľudia a postupy s ňou spojené.
Chcete to prejsť s nami? Ozvite sa nášmu obchodnému oddeleniu.
